Hoe Klassio met leerlinggegevens omgaat

Klassio is een online toepassing voor scholen om sociale relaties, welbevinden en betrokkenheid van leerlingen in kaart te brengen.

Voor accounts, de website en onze communicatie is de verwerkingsverantwoordelijke:

Voor leerlinggegevens is de school (het schoolbestuur of de scholengroep) verwerkingsverantwoordelijke. Klassio is dan verwerker: we verwerken leerlinggegevens enkel in opdracht van de school en volgens de verwerkersovereenkomst met de school. Wie in Klassio een school aanmaakt, doet dat namens die school.

De school bepaalt welke leerlinggegevens ze invoert, welke medewerkers toegang krijgen en op welke rechtsgrond ze de gegevens verwerkt. Voor ouders en leerlingen blijft de school het eerste aanspreekpunt.

Leerkrachten en andere medewerkers

• Naam en e-mailadres.
• Wachtwoord, enkel als onleesbare hash, of de naam en het e-mailadres die je Microsoft- of Google-account doorgeeft als je daarmee aanmeldt.
• Je school, je rol (bijvoorbeeld leerkracht, zorgcoördinator of schoolbeheerder) en de klassen waaraan je gekoppeld bent.

Scholen en klassen

• Naam van de school en de organisatie, schooljaren, klassen en leerjaren.
• Voor de licentie en de facturatie: schoolnaam, adres, facturatiecontact en ondernemingsnummer. Die gegevens beheren we buiten de toepassing.

Leerlingen

• Voornaam en, enkel als de school dat wil, familienaam, geslacht en een eigen leerlingnummer van de school.
• Klas, leerjaar en een kioskcode van drie emoji's waarmee de leerling zich aanmeldt. Leerlingen hebben geen account en geen e-mailadres in Klassio.
• We vragen geen rijksregisternummer (Klassio weigert dat zelfs), geen geboortedatum, geen adres en geen levensbeschouwing.

Antwoorden en resultaten

• Keuzes in het sociogram, zoals “Met wie werk je graag samen?” en, als de school die vraag gebruikt, “Met wie werk je minder graag samen?”.
• Antwoorden op vragen over welbevinden en betrokkenheid.
• Open berichten, als de school die toelaat. Klassio vraagt niet naar gezondheid of de thuissituatie, maar een leerling kan daar zelf over schrijven. Daarom kan de school open berichten uitzetten, is de inzage beperkt en wordt elke inzage gelogd.
• Wat Klassio daaruit berekent: scores, zones, statussen in het sociogram, groepjes en signalen.

Technische gegevens

• IP-adres, browser en tijdstip in de serverlogs van onze dienstverleners.
• Een logboek van belangrijke acties, zoals uitnodigingen, exports en verwijderingen, zonder namen of antwoorden van leerlingen.
• Pogingen om aan te melden in de kiosk, met een onherkenbaar gemaakte code van het toestel, om misbruik tegen te gaan.

Contact

Wanneer je ons mailt, bijvoorbeeld voor een kennismaking of een vraag, verwerken we je naam, e-mailadres en wat je ons schrijft.

• Accounts aanmaken en de dienst leveren: nodig om de overeenkomst met jou of je school uit te voeren.
• Leerlinggegevens verwerken: in opdracht van de school, om sociogrammen, overzichten van welbevinden en betrokkenheid en signalen te maken voor het schoolteam. De school kiest de rechtsgrond; voor scholen is dat meestal de uitvoering van hun onderwijsopdracht (een taak van algemeen belang).
• Beveiliging en het voorkomen van misbruik: ons gerechtvaardigd belang om een veilige toepassing aan te bieden.
• Licenties en facturatie: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke boekhoudplicht.
• Vragen en ondersteuning: om je vraag te beantwoorden.
• We verkopen geen gegevens, maken geen reclameprofielen en sturen geen nieuwsbrief.
• Om een account te gebruiken zijn je naam en e-mailadres nodig. Zonder die gegevens kunnen we geen toegang geven.

Klassio berekent scores, statussen en signalen om het schoolteam te helpen beslissen wie het eerst bekijkt. Dat zijn hulpmiddelen, geen beslissingen: Klassio neemt geen beslissingen over leerlingen met rechtsgevolgen of andere aanzienlijke gevolgen. Een leerkracht beoordeelt elk signaal zelf en kan het als niet van toepassing markeren. Statussen in het sociogram worden pas berekend als minstens 60% van de klas invulde. Leerlingen en ouders zien geen resultaten.

• Binnen de school, volgens de rollen die de school toekent: de leerkracht ziet de eigen klassen, de zorgcoördinator en de schoolbeheerder zien alle klassen van hun school. Een administratief medewerker ziet geen antwoorden of resultaten.
• Dienstverleners die we nodig hebben voor de hosting van de website en de toepassing, de databank en aanmelding, en het versturen van e-mails. Met hen sluiten we verwerkersovereenkomsten. Zij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden. De lijst van subverwerkers is een bijlage bij de verwerkersovereenkomst met de school.
• Overheidsinstanties, enkel als de wet ons daartoe verplicht.

Alle gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie.

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) tussen je toestel en onze servers.
• Wachtwoorden worden nooit leesbaar bewaard.
• Leerlinggegevens zijn enkel leesbaar binnen de eigen school. Die regel zit in de databank zelf, niet enkel in het scherm.
• Toegang volgens rollen; aanmelden met Microsoft of Google geeft op zich geen toegang tot een school, enkel een uitnodiging doet dat.
• Beperkte pogingen om aan te melden in de kiosk.
• Een logboek van belangrijke acties en back-ups.

• Klassen, bevragingen, antwoorden en resultaten: het huidige en het vorige schooljaar. Op 1 september wordt het schooljaar van twee jaar terug automatisch verwijderd.
• Leerlingen: verwijderd zodra ze in geen enkele klas meer ingeschreven zijn.
• Verwijderde klassen: 14 dagen in de prullenbak, daarna definitief gewist.
• Back-ups: 7 dagen.
• Logboek van acties: 12 maanden. Aanmeldpogingen in de kiosk: 30 dagen.
• Accounts: zolang je account of het lidmaatschap van je school actief is, of tot je het verwijdert.
• Facturatiegegevens: zolang de boekhoudwetgeving dat voorschrijft.
• E-mails en vragen: zolang nodig om je vraag af te handelen.
• Bij het einde van de samenwerking kan de school al haar gegevens exporteren; daarna verwijderen we ze.

Je hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van je gegevens. Je kan bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en een toestemming altijd intrekken.

• Leerkrachten en andere gebruikers mailen naar info@klassio.be.
• Ouders en leerlingen richten zich tot de school: de directie, de zorgcoördinator of de contactpersoon gegevensbescherming van de school. De schoolbeheerder kan in Klassio de gegevens van een leerling exporteren, verbeteren of verwijderen. Krijgen wij zelf een vraag over leerlinggegevens, dan geven we die door aan de school en helpen we bij de afhandeling.

We antwoorden zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand.

Deze website plaatst geen cookies en volgt je niet. De knop om een kennismaking te plannen opent enkel je eigen mailprogramma.

De toepassing bewaart enkel wat nodig is om te werken in je browser: je aanmeldsessie en, als je een uitnodiging opent, die uitnodiging tot je ze aanvaardt. Er zijn geen cookies voor statistieken of reclame. Verwijder je die opslag, dan moet je opnieuw aanmelden.

Mail je vragen over privacy naar info@klassio.be.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

We passen deze verklaring aan wanneer Klassio of de wetgeving verandert. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan. Bij een belangrijke wijziging verwittigen we de schoolbeheerders.